Kako poboljšati efikasnost rada bez više sati

Efikasnost rada ne raste sa brojem sati. Gde Vaš tim gubi vreme, kako to izmeriti i šta promeniti prvo? Praktični koraci za poslodavce i HR.

Svi su zauzeti. Kalendari su puni, niko ne sedi skrštenih ruku, a rokovi ipak kasne, prekovremeni sati rastu i na kraju meseca niko ne može tačno da kaže gde je otišlo vreme.

Ako Vam je ovo poznato, čitajte dalje.

Efikasnost rada se retko popravlja time što ljudi rade više. Popravlja se kada tačno znate koliko rade i šta za to vreme urade.

Da se ne lažemo: većina firmi pokušava da podigne efikasnost na osećaj. Uvede nova pravila, pojača kontrolu ili organizuje motivacioni sastanak, a da prethodno nije izmerila polazno stanje. Zato ne može ni da proveri da li je nešto uspelo.

Šta je efikasnost rada i po čemu se razlikuje od produktivnosti i efektivnosti?

Efikasnost rada je odnos između rezultata i resursa uloženih da se taj rezultat postigne, pre svega vremena.

Tim je efikasniji ako isti posao završi za manje sati ili za isti broj sati uradi više. 

Tri pojma se često koriste kao sinonimi, a nisu.

Produktivnost rada govori koliko je urađeno. Radna efikasnost govori koliko je to koštalo vremena. Efektivnost govori da li je to uopšte trebalo raditi.

Raščistimo: efikasnost ili efektivnost?

Klasična dilema glasi: da li je važnije raditi brzo ili raditi pravu stvar? Odgovor je obe.

Tim koji savršeno brzo obrađuje zahteve niskog prioriteta je efikasan, ali nije efektivan.

Tim koji radi prave stvari, ali uz stalna kašnjenja i prekovremene sate, efektivan je po cenu koju firma dugoročno ne može da plaća.

Ovaj tekst se bavi efikasnošću. Ipak, svaki savet koji sledi podrazumeva da ste prethodno proverili da tim radi prave stvari. Ubrzavanje pogrešnog posla samo brže proizvodi pogrešan rezultat. 

Kako se meri efikasnost rada?

Najjednostavnija formula glasi: efikasnost = rezultat / stvarno odrađeni sati.

Rezultat je ono što je za Vaš posao merljivo, na primer broj obrađenih naloga, proizvedenih komada, završenih intervencija ili rešenih tiketa. Sati su vreme koje je zaista odrađeno, a ne vreme upisano u ugovor.

Brojilac većina firmi ima. Znaju koliko je naloga poslato, koliko komada je izašlo sa linije i koliko je faktura izdato.

I tu kreće problem, jer imenilac nedostaje.

Zašto većini firmi nedostaje „imenilac“? 

Ugovor kaže osam sati. Raspored kaže od 8 do 16. Ali koliko je sati tim zaista radio prošlog meseca, sa kašnjenjima, produženim pauzama, ranijim odlascima i prekovremenim radom?

Ako to ne znate, formula ne radi. Rezultat od 400 naloga može biti odličan na 1.500 sati, a loš na 1.900. Bez tačnog broja sati poredite utiske, a ne učinak.

Zato merenje efikasnosti ne počinje KPI tabelom, već pouzdanim podacima o vremenu. Ako se sati sabiraju ručno, isplati se prvo proveriti kako se pravilno izračunavaju radni sati.

Računica tihih minuta: koliko sati mesečno nestaje? 

Uzmimo tim od 20 zaposlenih. Svako dnevno izgubi prosečno 15 minuta: pet minuta kašnjenja, pet minuta duže pauze, pet minuta ranijeg odlaska. Nijedan od tih minuta ne izgleda kao problem.

Računica ipak kaže sledeće: 15 minuta × 20 zaposlenih × 21 radni dan = 6.300 minuta, odnosno 105 sati mesečno. To je više od 13 punih radnih dana, svakog meseca, bez ijednog zapisa.

Ovo nije optužba na račun zaposlenih. Veći deo tih minuta nastaje iz navike i nejasnih pravila, a ne iz namere. Ali dok ih ne vidite, ne možete ni da ih vratite.

Više o tome kako se ovakvi gubici gomilaju pročitajte u tekstu o krađi radnog vremena.

Kako da prepoznate gde Vaš tim gubi efikasnost?

Najbrži način je da uporedite simptome sa uzrocima. Efikasnost zaposlenih retko pada zbog jednog razloga. Obično postoji obrazac koji se ponavlja: isti ljudi, iste smene ili isti deo dana.

Mini test ispod pomaže da ga prepoznate pre nego što uvedete bilo kakvu meru.

Pronađite scenario koji najviše liči na Vašu situaciju:

• „Svi su stalno zauzeti, a rokovi kasne.“ Problem je verovatno u prioritetima, a ne u brzini. Ovo je pitanje efektivnosti.
• „Isti ljudi uvek ostaju duže.“ Problem je u raspodeli posla. Te osobe nose tuđi teret ili su usko grlo u procesu.
• „Ne znam koliko je tim radio prošlog meseca.“ Nemate imenilac. Bilo koja mera efikasnosti biće nagađanje.
• „Pauze se razvlače, ali niko ne zna koliko.“ Reč je o tihom curenju vremena koje se vidi tek na mesečnom nivou.
• „Ista ekipa ima različite rezultate u različitim smenama.“ Problem je u organizaciji smena, primopredaji ili opterećenju.

Ako ste se prepoznali u trećem scenariju, on je prioritet. Bez njega ne možete pouzdano rešiti nijedan od ostalih.

Šta najviše utiče na efikasnost zaposlenih?

Na efikasnost zaposlenih najviše utiču jasni ciljevi, broj prekida u toku dana, ravnomerna raspodela posla, odgovarajući alati i redovna povratna informacija.

Motivacija i obuka su važne, ali daju rezultat tek kada su osnove organizacije rada postavljene.

Evo šta se pokazuje kao presudno u praksi:

• Jasni ciljevi. SMART ciljevi (konkretni, merljivi, dostižni, relevantni i vremenski određeni) smanjuju vreme koje se troši na pitanje „šta sad“.
• Prekidi. Svaki prekid ne košta samo trajanje prekida, već i vreme potrebno da se čovek vrati u zadatak.
• Raspodela posla. Preopterećen pojedinac usporava ceo tim, bez obzira na to koliko je sam brz.
• Alati. Ručne tabele, dupli unosi i traženje podataka po mejlovima tiho troše sate.
• Povratna informacija. Kratka, konkretna i redovna povratna informacija vredi više od godišnje ocene.
• Motivacija zaposlenih i obuka. Deluju dugoročno, ali ne mogu da nadoknade lošu organizaciju.

Primetićete da nijedna stavka ne kaže „radite duže“. Postoji dobar razlog za to.

Zašto više sati ne znači veći učinak?

Česta pretpostavka je da prekovremeni rad automatski znači više urađenog posla. Podaci kažu drugačije.

Ekonomista John Pencavel je analizirao podatke o učinku radnika u odnosu na broj radnih sati. Pokazao je da učinak po satu opada kada nedeljni fond pređe određenu granicu. Na veoma dugim nedeljama dodatni sati donose tek neznatno više rezultata.

Praktično: ako neko u Vašem timu redovno radi prekovremeno, to nije nužno znak marljivosti. Češće je znak da je posao loše raspoređen, da je ta osoba usko grlo ili da proces negde curi.

Hronični prekovremeni rad je signal za dijagnozu, a ne za pohvalu.

Da biste taj signal uopšte videli, potrebni su podaci koji se ne sastavljaju ručno na kraju meseca.

Ovde evidencija radnog vremena prestaje da bude administracija i postaje dijagnostički alat.

My Work sistem kroz crveni i zeleni izveštaj pokazuje ko kasni, ko prekoračuje pauzu, ko izlazi ranije i ko radi prekovremeno, po osobi i po smeni. Umesto da nagađate gde je problem, vidite obrazac: isti ljudi, isti dani, iste smene. Tek tada mera koju uvedete ima na šta da deluje.

Kako poboljšati efikasnost rada: koji koraci daju rezultat?

Efikasnost rada se najpouzdanije poboljšava kroz ciklus: izmerite polazno stanje, uvedite jednu promenu, pa ponovo izmerite.

Firme koje uvedu pet mera odjednom ne znaju koja je delovala, pa ne mogu ni da je ponove. Ključ nije u broju mera, već u doslednosti merenja.

Koraci koji podižu produktivnost na poslu bez pritiska na zaposlene:

1. Izmerite polazno stanje 2–4 nedelje. Stvarni sati, kašnjenja, pauze, prekovremeni rad i rezultat. Ne menjajte ništa dok merite.
2. Postavite jedan cilj po timu. Na primer, smanjite prekovremene sate za petinu ili skratite vreme obrade naloga. Jedan cilj, jedan broj.
3. Smanjite prekide. Uvedite blokove vremena bez sastanaka i poruka za poslove koji traže koncentraciju.
4. Preraspodelite hronični prekovremeni rad. Pogledajte ko ga nosi i zašto. Često je dovoljno premestiti jedan zadatak.
5. Uvedite nedeljnu povratnu informaciju. Petnaest minuta, konkretni brojevi, bez opštih ocena.
6. Ponovo izmerite i uporedite. Tek sada znate da li je promena delovala.

Za detaljnije savete o rasporedu i fleksibilnosti pogledajte kako da efikasno organizujete radno vreme zaposlenih.

Najčešće greške

• Mere bez polaznog stanja. Bez početnog broja nema ni dokaza o napretku.
• Kazna umesto dijagnoze. Ako neko stalno kasni, prvo proverite smenu, prevoz i raspored, pa tek onda razgovarajte o radnoj disciplini.
• Poređenje ljudi umesto procesa. Isti čovek može biti spor u lošem procesu i brz u dobrom.
• Previše pokazatelja. Deset KPI-eva znači da nijedan zaista ne pratite.

Da li praćenje radnog vremena povećava efikasnost na poslu?

Kratak odgovor: posredno da, ali ne na način na koji mnogi očekuju.

Evidencija radnog vremena ne meri kvalitet rada. Ona pokazuje da je zaposleni bio na poslu i koliko dugo, ali ne i koliko je dobro radio. Ko od nje očekuje ocenu učinka biće razočaran. Ko od nje očekuje pouzdan imenilac za formulu efikasnosti dobiće upravo to.

Važno je i kako se praćenje uvodi.  Drugim rečima: nije poenta da pratite ljude, nego da pratite vreme, otvoreno i po istim pravilima za sve.

Taj poslednji deo ima i ugao o kome se retko govori. Kada jedan kolega redovno kasni i to niko ne beleži, primete ga oni koji dolaze na vreme. Njima nejednaka pravila ne deluju kao sitnica, već kao nepravda. Transparentna evidencija štiti upravo te ljude i sprečava apsentizam zaposlenih. Pravilo postaje isto za sve, a razgovor se vodi o činjenicama umesto o utiscima.

Kako pratiti efikasnost radnika na terenu i u smenama?

Terenski rad, više lokacija i turnusi su mesta gde efikasnost radnika najlakše izmiče kontroli, i to ne zbog ljudi, već zbog nedostatka podataka.

Menadžer u kancelariji ne vidi kada je ekipa stigla na gradilište, koliko je trajala intervencija ni da li je jedna smena sistematski kraća od druge. Papirne liste popunjene na kraju dana beleže ono čega se ljudi sete, a ne ono što se zaista desilo.

U ovakvim uslovima važi isti princip kao u kancelariji, samo je teže doći do podataka.

Rešenje je da se evidencija vodi tamo gde se rad odvija. My Work to pokriva mobilnom aplikacijom sa GEO+ praćenjem lokacije i foto potvrdom prijave, pa se vreme beleži na terenu, a ne rekonstruiše naknadno.

Za smenski rad je posebno korisno porediti iste pokazatelje po smenama. Ako noćna smena redovno ima više kašnjenja ili kraće efektivno vreme, problem je verovatno u organizaciji primopredaje ili u samom turnusu smena, a ne u ljudima.

Najčešća pitanja o efikasnosti rada

Da li je rad od kuće manje efikasan?

Ne nužno. Efikasnost rada od kuće zavisi od prirode posla, jasnoće zadataka i toga da li postoji pouzdan način da se prati vreme i rezultat. Poslovi koji traže koncentraciju često se rade brže bez kancelarijskih prekida, dok poslovi koji zavise od brze saradnje mogu da uspore.

Koliko često treba meriti efikasnost rada?

Podaci o vremenu treba da se beleže kontinuirano, a analiza je dovoljna jednom mesečno. Posle uvođenja neke promene uporedite period od 2–4 nedelje pre i posle nje. Češće poređenje daje previše šuma, a ređe kasni sa signalom.

Da li poslodavac sme da prati radno vreme zaposlenih?

Poslodavac u Srbiji je dužan da vodi evidenciju o radnom vremenu zaposlenih prema Zakonu o evidencijama u oblasti rada. Praćenje mora biti u skladu i sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, što znači da zaposleni treba da budu obavešteni šta se prati i u koju svrhu. Za specifične slučajeve, poput praćenja lokacije, konsultujte pravnika.

Da li bonus treba vezati za efikasnost?

Može, ali samo ako je pokazatelj jasan, merljiv i pod kontrolom zaposlenog. Bonus vezan za broj sati podstiče razvlačenje posla, a bonus vezan isključivo za brzinu može ugroziti kvalitet. Najbolje funkcioniše kombinacija rezultata i kvaliteta, uz pravila koja su unapred poznata svima.

Kako uključiti zaposlene u povećanje efikasnosti?

Pitajte ih šta ih usporava. Zaposleni najbolje znaju gde se gubi vreme u procesu, ali to retko kažu ako ih niko ne pita. Kada zajednički postavite cilj i rok, raste i odgovornost za rezultat.

Zaključak: efikasnost počinje od broja koji većina firmi nema

Efikasnost rada ne raste kada ljudi rade duže, već kada znate koliko zaista rade i šta za to vreme urade. Sve ostalo, od ciljeva i raspodele posla do povratne informacije i motivacije, dobija smisao tek kada imate taj broj.

Tihi minuti se sabiraju u dane. Hronični prekovremeni rad je signal, a ne vrlina. Pravila koja važe za sve podjednako čuvaju i efikasnost i odnose u timu.

Ne čekajte kraj meseca da biste saznali gde su nestali sati.

My Work evidencija radnog vremena daje Vam taj imenilac automatski, preko terminala, kartica i mobilne aplikacije, bez ručnog sabiranja i bez nagađanja. Zakažite prezentaciju i pogledajte na podacima Vašeg tima gde efikasnost zaista curi.