Kako smanjiti troškove rada: gde novac curi pre plata?

Smanjenje troškova rada se najčešće svodi na jedno pitanje: koga otpustiti ili kome smanjiti platu. To je pogrešan početak. U većini firmi novac ne odlazi na plate koje ste ugovorili, nego na sate koje niko nije planirao, a svi su ih platili.

Drugim rečima: pre nego što dirate ljude, pogledajte sate.

Šta sve ulazi u troškove rada?

Troškovi rada su ukupan iznos koji firma plaća za rad zaposlenih: bruto zarada, uvećanja za prekovremeni, noćni i rad na praznik, doprinosi na teret poslodavca i naknade. Pored toga postoje skriveni troškovi — neplanirani sati, kašnjenja, odsustva, fluktuacija i vreme utrošeno na ručni obračun — koje obračun ne prikazuje kao posebnu stavku.

Direktni troškovi rada: bruto zarada, uvećanja i doprinosi

Ovo je deo koji vidite na platnom spisku. Bruto zarada, uvećanja po osnovu posebnih vrsta rada i doprinosi koje poslodavac plaća na zaradu. Cena rada po satu se ovde menja retko — kroz ugovore, pravilnik ili zakonske promene.

Zato je ovaj deo najmanje fleksibilan. I zato ga firme obično prve diraju, iako bi trebalo poslednji.

Skriveni troškovi rada koje obračun ne prikazuje odvojeno

Ovde su stvari koje se kriju unutar zbira sati:

• prekovremeni rad koji niko nije naložio, ali je odrađen i mora biti plaćen;
• kašnjenja od deset minuta koja se godišnje pretvore u nedelje rada;
• smene u kojima je previše ljudi u mirnim satima, a premalo u špicu;
• odsustva koja se pokrivaju „preko reda”, uz uvećanje;
• dani koje HR i knjigovođa provode na ručnom sravnjivanju sati.

Nijedna od ovih stavki ne stoji posebno u obračunu. Ako ne znate kako se sati uopšte sabiraju po vrstama rada, osnove su u tekstu o tome kako izračunati radne sate.

Da li je problem u platama ili u organizaciji rada?

Obe stvari, ali na različit način. Plate su odluka koju donosite jednom godišnje i teško je menjate. Organizacija rada košta svaki dan — kroz raspored, prekovremene sate i odsustva. Zato se smanjenje troškova rada najbrže i najsigurnije postiže kroz organizaciju, a ne kroz rezove.

Najčešća zabluda glasi: smanjenje troškova znači manje ljudi. Na papiru to izgleda logično. Jedna zarada manje, ušteda odmah vidljiva.

I tu kreće problem.

Zašto otpuštanje retko donosi uštedu koju obećava?

Posao koji je radio otpušteni zaposleni ne nestaje. Preuzimaju ga kolege, a najčešće kroz prekovremeni rad. Prekovremeni sat se plaća sa uvećanjem od najmanje 26%.

Primer: ako je osnovna cena sata 500 dinara, prekovremeni sat košta najmanje 630 dinara. Ako preostali tim mesečno pokrije 80 sati posla koji je ostao, to je 50.400 dinara umesto 40.000 — za isti posao. Tome dodajte otpremninu za višak zaposlenih, koja iznosi najmanje trećinu zarade za svaku navršenu godinu rada. Kada posao ponovo poraste, sledi zapošljavanje i obuka novog čoveka.

Ušteda na papiru je cela zarada. Ušteda u stvarnosti je mnogo manja.

To nije samo naša računica. Pregled više od 90 istraživanja o otpuštanju, objavljen u časopisu Journal of Management, pokazao je da smanjenje broja zaposlenih vrlo često ne donosi očekivano poboljšanje profitabilnosti i produktivnosti.

Gde vaša firma najčešće gubi novac na radnom vremenu?

Najčešće na mestima koja izgledaju normalno: prekovremeni rad koji pada na iste ljude, evidencija koja beleži samo zbir sati, tolerisana kašnjenja, raspored koji ne prati opterećenje i ručni obračun. Svaki od ovih znakova pokazuje drugi izvor troška.

Koliko vas od ovih pet scenarija opisuje?

1. Prekovremeni rad stalno pada na iste ljude i iste dane. To nije višak posla. To je raspored koji ne prati stvarno opterećenje.
2. Evidencija kaže „176 sati”, a niko ne zna šta je unutra. Ne vidite koliko je bilo redovnog, a koliko uvećanog rada, pa ne možete ni da ga smanjite.
3. Kašnjenja na posao od deset minuta „nisu problem”. Deset minuta dnevno je oko 36 sati godišnje po zaposlenom — skoro cela radna nedelja. Pomnožite sa brojem ljudi.
4. U mirnim satima ima previše ljudi, u špicu premalo. Plaćate prisustvo kad vam ne treba, a prekovremeni rad kad vam treba.
5. Obračun plata traje danima i radi se ručno. Taj rad je takođe trošak rada — samo se vodi pod drugim imenom.

Ako ste prepoznali bar dva scenarija, vaš problem nije broj zaposlenih. Problem je to što ne vidite gde odlaze sati.

Kako raspored smena utiče na troškove rada?

Direktno. Raspored određuje koliko ljudi plaćate u kom satu. Kada raspored prati stvarno opterećenje i stabilan je iz nedelje u nedelju, smanjuje se broj neplaniranih sati, prekovremenog rada i izostanaka — a produktivnost raste bez zapošljavanja i bez otpuštanja.

Raspored koji prati opterećenje, a ne naviku

Većina rasporeda je napravljena jednom i od tada se samo kopira. Smene počinju u isto vreme jer su „oduvek tako počinjale”, a ne zato što tada počinje posao.

Pogledajte kada vam je zaista najviše posla — po danu u nedelji i po satu u danu. Zatim uporedite to sa brojem ljudi u smeni. Razlika između te dve krive je trošak koji plaćate svakog meseca. Kod firmi sa rotacijama, logika rasporeda je detaljnije objašnjena u tekstu o turnus smenama.

Šta ne očekivati od bolje organizacije rada

Da se ne lažemo: bolja organizacija neće smanjiti cenu sata. Zarade ostaju iste. Ušteda dolazi iz manjeg broja plaćenih sati koji ništa ne donose.

Takođe, ne očekujte rezultat preko noći. Prvi mesec služi samo da vidite gde novac curi. Tek drugi i treći donose promene koje se vide u obračunu.

Kako smanjiti prekovremeni rad, a da posao ne trpi?

Prekovremeni rad se smanjuje kroz raspored, a ne kroz zabranu. Prvo utvrdite ko, kada i zašto radi prekovremeno, zatim pomerite smene tamo gde se prekovremeni sati stalno ponavljaju. Gde je posao sezonski ili projektni, preraspodela radnog vremena je često isplativija od plaćenih prekovremenih sati.

Prekovremeni sati su simptom raspodele, ne obima posla

Kada isti zaposleni svakog utorka i četvrtka ostaje dva sata duže, to nije slučajnost. To je obrazac. A obrazac se rešava rasporedom.

Kada je preraspodela radnog vremena isplativija od prekovremenog

Ako imate periode kada je posla mnogo i periode kada ga je malo, preraspodela radnog vremena omogućava da duže radno vreme u špicu izjednačite sa kraćim u mirnom periodu, bez uvećanja koje nosi prekovremeni rad.

Uslov je jedan: precizna evidencija.

Bez nje preraspodela je samo odloženi trošak koji se pojavi kad ga najmanje očekujete.

Upravo tu većina firmi zapne: prekovremene sate vide tek na kraju meseca, kada su već plaćeni.

Za smanjenje prekovremenog rada potreban je uvid po osobi i po danu, ne mesečni zbir.

My Work sistem za evidenciju radnog vremena omogućava baš to. Zaposleni evidentiraju dolazak i odlazak karticom na terminalu ili putem telefona, u zavisnosti od načina rada. Za zaposlene na terenu prijava može da uključuje lokaciju i fotografiju. Sistem beleži vreme svake prijave i odjave, kao i evidentirane pauze i službene izlaske, pa se radni sati sabiraju bez ručnog prepisivanja. Podaci su dostupni u pregledima po zaposlenom, sektoru ili lokaciji i mogu da se koriste za pripremu obračuna zarada. Tako imate jasnu evidenciju odrađenih sati i manje administrativnog posla na kraju meseca.

Kako početi sa smanjenjem troškova rada u narednih 30 dana?

Počnite merenjem, ne rezovima. Uporedite planirane i stvarne sate po timu, izdvojite najveće izvore prekovremenog rada, uskladite smene sa opterećenjem i uvedite ista pravila za sve. Mesečni pregled razlike između plana i stvarnog rada postaje vaš glavni pokazatelj uštede.

1. Izmerite razliku između rasporeda i evidencije. Za svaki tim: koliko je sati planirano, koliko je plaćeno. Ta razlika je vaš stvarni prostor za uštedu.
2. Izdvojite tri najveća izvora prekovremenih sati. Isti ljudi, isti dani, isti poslovi? Tu počinjete.
3. Uskladite smene sa opterećenjem. Pomerite početak ili kraj smene tamo gde se prekovremeni rad stalno ponavlja.
4. Uvedite ista pravila za kašnjenja i pauze. Za sve, bez izuzetaka i bez prećutnih dogovora.
5. Automatizujte obračun. Svaki sat koji HR troši na prepisivanje je trošak rada koji ne donosi ništa.
6. Uvedite mesečni pregled. Isti pokazatelji, isti dan u mesecu, isti ljudi za stolom.

Najčešće greške

• Linearno smanjenje svima. Svi timovi nisu isti. Rez od 10% svuda pogađa i one koji su već efikasni u svom radu.
• Zabrana prekovremenog bez promene rasporeda. Posao ne nestaje zato što je sat zabranjen.
• Gledanje brojki samo na kraju meseca. Tada je trošak već nastao.
• Kontrola umesto transparentnosti. Ljudi brzo prepoznaju razliku — i ponašaju se u skladu sa njom.

Kako smanjiti troškove, a ne pokvariti odnose u timu?

Tako što pravila važe jednako za sve, a zaposleni vide sopstvene sate.

Mere štednje izazivaju otpor kada izgledaju kao nadzor. Kada su transparentne, ljudi ih doživljavaju kao fer odnos — posebno oni koji već poštuju radno vreme.

Postoji nešto o čemu se retko govori. Kada jednom zaposlenom kašnjenja i produžene pauze prolaze, kolege to vide. Prvo primete, zatim se pitaju zašto se trude. Tolerisana nedisciplina ne košta samo sate tog jednog čoveka. Košta motivaciju svih ostalih.

Zato smanjenje troškova rada ne sme da počne pretnjom. Počinje jasnim pravilima i jednakim merenjem. Kada svako vidi svoje sate i prekovremeni rad, nestaju sporovi oko obračuna, a ljudi koji rade pošteno konačno dobijaju potvrdu da se to vidi.

Šta ako posao ima sezonske vrhunce ili više lokacija?

Tada pravilo „isti raspored svuda i uvek” postaje najskuplja opcija. Sezonski vrhunci traže unapred planiranu kombinaciju preraspodele, ograničenog prekovremenog rada i privremenih radnika. Firme sa više lokacija moraju da porede troškove rada po lokaciji, jer se tu najčešće kriju razlike koje niko ne vidi.

Sezonski vrhunac: prekovremeni rad, preraspodela ili privremeni radnici?

Svaka opcija ima svoju cenu. Prekovremeni rad je najbrži, ali i najskuplji po satu. Preraspodela nema uvećanje, ali traži period u kome ćete sate vratiti. Privremeni radnici rešavaju obim, ali nose trošak uvođenja u posao.

Pravu kombinaciju određuju podaci iz prošle sezone, a ne panika usred špica.

Više lokacija: zašto ista smena ne košta isto svuda

Ovo je ugao koji firme sa više objekata gotovo nikad ne pogledaju. Dve lokacije, ista radna mesta, isti raspored na papiru. A trošak rada po smeni se osetno razlikuje.

Razlog je skoro uvek organizacioni: drugačija radna disciplina, drugačija praksa pokrivanja odsustava, drugačiji odnos poslovođe prema prekovremenom radu. Razlika postaje vidljiva tek kada su podaci jedan pored drugog. 

Najčešća pitanja o troškovima rada?

Da li su troškovi rada isto što i plate zaposlenih?

Ne. Plate su samo deo troškova rada. Ukupan trošak obuhvata i doprinose na teret poslodavca, uvećanja zarade, naknade i druge izdatke povezane sa zaposlenima. Zato iznos koji zaposleni primi na račun ne pokazuje koliko njegov rad ukupno košta firmu.

Zašto troškovi rada rastu iako firma nije zaposlila nove ljude?

Broj zaposlenih može ostati isti, dok raste broj plaćenih sati ili njihov trošak. Više prekovremenog rada, zamene odsutnih kolega i promene zarada mogu povećati ukupan iznos. Zato treba pratiti strukturu troškova, a ne samo broj ljudi.

Kako znati da li su troškovi rada previsoki?

Sam iznos nije dovoljan za procenu. Uporedite ga sa obimom posla, prihodom i ostvarenim rezultatom u istom periodu. Ako trošak raste, a obim posla i rezultat stagniraju, proverite prekovremene sate, raspored smena i način pokrivanja odsustava.

Kako izračunati udeo troškova rada u prihodu?

Ukupne troškove rada za određeni period podelite sa prihodom za isti period i pomnožite sa 100. Dobijeni procenat pokazuje koliki deo prihoda odlazi na rad zaposlenih. Pratite ga kroz vreme i uzmite u obzir sezonske promene poslovanja.

Kako proveriti da li je smanjenje troškova rada donelo stvarnu uštedu?

Pored ukupnog iznosa, pratite trošak rada po jedinici proizvoda, završenom poslu ili drugom relevantnom rezultatu. Proverite i da li su porasli kašnjenja, greške ili troškovi angažovanja spoljnih saradnika. Niži obračun zarada može prikriti trošak koji se samo preselio na drugu stavku.

Smanjenje troškova rada ne počinje od ljudi, nego od sati.

Plate su fiksna odluka. Neplanirani prekovremeni rad, raspored koji ne prati posao i tolerisana kašnjenja su trošak koji se ponavlja svakog dana — i koji možete da smanjite bez ijednog otkaza.

Svaki mesec bez uvida je mesec u kome ste prekovremene sate platili pre nego što ste odlučili da li su bili potrebni. Ako želite da tu odluku vratite sebi, prvi korak je evidencija koja pokazuje plan i stvarni rad u istom pregledu.

 My Work to radi automatski — od prijave karticom do izveštaja spremnog za obračun zarada.

Pogledajte koliko sati vam zapravo curi, pa tek onda odlučite šta treba seći.