Radna disciplina: kako je uvesti bez atmosfere straha

Radna disciplina počinje jasnim pravilima koja važe i za šefa. Saznajte kako da reagujete na prekršaje i uvedete red bez atmosfere straha.

Pravila postoje. Neki ih se drže, neki ne, i svi to znaju. Kada pokušate da reagujete, čujete „pa nije samo on“ ili „to se uvek ovako radilo“.

Ako Vam je ovo poznato, čitajte dalje.

Red, rad i disciplina zvuče kao fraza iz prošlog veka. A ipak, firme koje ih nemaju plaćaju to svaki dan: kroz kašnjenja, razvučene pauze, nezadovoljne kolege i razgovore koji se završavaju svađom umesto dogovorom.

Šta je radna disciplina i šta sve obuhvata?

Radna disciplina je poštovanje pravila koja je poslodavac postavio i saopštio zaposlenima: radnog vremena, pauza, procedura, korišćenja opreme i načina ponašanja prema kolegama i strankama.

Ključna reč je saopštio. Pravilo koje postoji samo u glavi vlasnika firme nije pravilo, nego očekivanje. A očekivanja se ne mogu dosledno primenjivati.

Radna disciplina zaposlenih obuhvata i ono što se ne vidi u ugovoru: dolazak na vreme, javljanje kada se kasni, poštovanje dogovorenih rokova i odnos prema zajedničkom prostoru i opremi.

Povreda radne obaveze ili nepoštovanje radne discipline: koja je razlika?

Zakon o radu u članu 179 razlikuje dve grupe razloga. Povreda radne obaveze odnosi se na to kako zaposleni obavlja posao, na primer nesavesno ili nemarno izvršavanje zadataka. Nepoštovanje radne discipline odnosi se na ponašanje na radu, na primer neopravdano odbijanje naloga ili kršenje pravila propisanih aktom poslodavca.

Za praksu je važno jedno: da bi se nešto smatralo prekršajem, mora biti unapred propisano opštim aktom ili ugovorom o radu. Ono što nije zapisano, teško se može i sankcionisati.

Da li je problem u zaposlenima ili u pravilima?

Obe stvari, ali gotovo nikad samo u zaposlenima. Nedisciplina raste tamo gde su pravila usmena, nejasna ili se primenjuju različito za različite ljude.

Najlakše je reći da „ljudi danas nemaju radne navike“. Ponekad je to tačno. Mnogo češće, problem počinje ranije: kod pravila koje niko nije zapisao, kod kašnjenja koje je jednom prećutno prošlo i kod šefa koji od drugih traži ono što sam ne poštuje.

Zato prvo pitanje nije „koga kazniti“, nego „šta smo mi propustili da postavimo“.

Kako da prepoznate da Vaša firma ima problem sa radnom disciplinom?

Najsigurniji znak je kada isti prekršaj nema istu posledicu. Ako reakcija zavisi od toga ko je prekršio pravilo, a ne od toga šta je uradio, disciplina već puca.

Pronađite scenario koji najviše liči na Vašu situaciju:

1. Pravila „svi znaju“, ali nisu nigde zapisana. Novi zaposleni ih uči od kolega, sa svim njihovim izuzecima.
2. Isti prekršaj, različita reakcija. Jednom se kašnjenje prećuti, drugom se napravi problem.
3. Kašnjenja i produžene pauze primetite tek kada se neko požali. Do tada ne znate ni koliko ih ima.
4. Rukovodilac kasni, a od tima traži tačnost. Tim to vidi, čak i kada ništa ne kaže.
5. Kada želite da reagujete, nemate ništa osim utiska. Razgovor se pretvara u „Vi kažete, ja kažem“.

Ako ste se prepoznali u dva ili više scenarija, problem je u sistemu, ne u ljudima.

Dobra vest: sistem se popravlja brže od ljudi.

Kako uvesti radnu disciplinu bez atmosfere straha?

Tako što pravila zapišete, saopštite svima, primenjujete ih jednako i unapred kažete kakve su posledice. Strah nastaje kada posledice zavise od raspoloženja, a ne od pravila.

 

Pravila na papiru, a ne u glavi

Radno vreme, pauze, način javljanja kod kašnjenja ili odsustva, pravila o korišćenju telefona i opreme. Sve to treba da stoji u pravilniku o radu, ugovoru o radu ili drugom opštem aktu.

Zaposleni treba da se sa pravilima upozna pre nego što počne da radi, i to tako da se može dokazati, na primer potpisom. Zakon o radu poslodavca i obavezuje da zaposlenog obavesti o pravilima i organizaciji rada.

Ista pravila za sve, uključujući rukovodioce

Ovo je deo koji se najčešće preskače. Ako šef dolazi u devet, a tim u osam, pravilo o radnom vremenu ne važi. Važi samo za one koji nisu dovoljno visoko.

Ljudi ne prate ono što piše u pravilniku, nego ono što vide.

Posledice unapred poznate, ne smišljene u ljutnji

Kada zaposleni zna šta sledi posle prvog, drugog i trećeg kašnjenja, nema iznenađenja i nema osećaja da je neko „na meti“. Reakcija tada nije lična, nego predvidiva.

Šta ne očekivati?

Da se ne lažemo: radna disciplina ne nastaje za nedelju dana. Prvih mesec do dva ljudi proveravaju da li pravila zaista važe.

Takođe, disciplina neće rešiti probleme koji nisu disciplinski. Ako zaposleni kasni jer raspored smena ne prati prevoz, ili ostaje duže jer je preopterećen, opomena neće ništa promeniti. Prvo proverite organizaciju, pa tek onda ponašanje. 

Zašto radna disciplina bez evidencije postaje reč protiv reči?

Zato što svaka mera mora da počiva na činjenicama. Bez zapisa o tome ko je kada došao, otišao i koliko je trajala pauza, razgovor o disciplini svodi se na utisak, a utisak zaposleni s pravom doživljava kao nepravdu.

Ovo nije samo pravno pitanje, iako je i to. Kada dođe do zakonskih mera, poslodavac mora da navede činjenice i dokaze. Ali problem počinje mnogo ranije, već kod prvog razgovora.

Istraživanje Balla, Treviño i Simsa, objavljeno u časopisu Academy of Management Journal, pratilo je konkretne slučajeve disciplinskih mera i reakcije zaposlenih na njih. Pokazalo je da zaposleni posle mere ne reaguju samo na kaznu, nego i na to kako je postupak vođen. Kada su zaposleni imali priliku da utiču na tok razgovora, kasnije su se ponašali kooperativnije.

Prevedeno u praksu: zaposleni prihvata meru kada vidi da je zasnovana na istim podacima koje vidi i on. Ne prihvata je kada mu se čini da je šef „nešto zapamtio“.

Ovde evidencija radnog vremena prestaje da bude administracija i postaje osnova za fer razgovor.

My Work sistem beleži svaku prijavu i odjavu, bilo karticom na terminalu ili preko mobilne aplikacije za zaposlene na terenu. Crveni i zeleni izveštaj pokazuju ko kasni, ko prekoračuje pauzu i ko odlazi ranije, po osobi i po danu. Isti izveštaj možete da pokažete zaposlenom. Razgovor tada ne počinje sa „stalno kasniš“, nego sa „u poslednjih mesec dana kasnio si sedam puta, hajde da vidimo zašto“.

Ta rečenica zvuči potpuno drugačije. I vodi do potpuno drugačijeg ishoda.

Kako reagovati kada zaposleni prekrši pravila?

Postepeno: prvo razgovor uz konkretne podatke, zatim pisani dogovor sa rokom, a tek onda zakonske mere. Većina problema se reši u prva dva koraka, ako se reaguje na vreme.

1. Razgovor u četiri oka. Konkretni podaci, bez generalizacija. Pitajte šta se dešava pre nego što zaključite zašto se dešava.
2. Pisani dogovor sa rokom. Šta se menja, do kada i šta sledi ako se ne promeni. Ovo nije kazna, nego jasnoća.
3. Zakonske mere. Ako se ponašanje ne promeni, Zakon o radu u članu 179a predviđa mere umesto otkaza: privremeno udaljenje sa rada bez naknade zarade od jednog do 15 radnih dana, novčanu kaznu do 20% osnovne zarade u trajanju do tri meseca ili opomenu sa najavom otkaza za slučaj da se ista povreda ponovi u narednih šest meseci. Pre svake mere zaposleni mora pisano biti upozoren, uz navođenje činjenica i dokaza, i mora dobiti rok od najmanje osam dana da se izjasni.

Za konkretne postupke koji mogu da se završe otkazom, uvek konsultujte pravnika. Procedura je ovde podjednako važna kao i sam razlog.

Najčešće greške

• Kazna bez prethodnog razgovora. Zaposleni o problemu saznaje iz opomene.
• Javno prozivanje. Disciplina se ne gradi poniženjem pred kolegama.
• Reakcija tek posle meseci tolerisanja. Tada izgleda kao da je pravilo izmišljeno juče.
• Različite mere za isti prekršaj. Najbrži put da izgubite poverenje celog tima.

Kako nedisciplina jednog zaposlenog utiče na ostale?

Direktno, i to na one koji poštuju pravila. Kada jednom zaposlenom kašnjenja i razvučene pauze prolaze, kolege to vide. Prvo primete, zatim se pitaju zašto se trude.

Ovo je deo priče o kom se retko govori. Rukovodioci često izbegavaju da reaguju jer misle da će time „pokvariti atmosferu“. U stvarnosti, atmosfera se kvari upravo zbog toga što ne reaguju.

Butterfield, Treviño i Ball su u istraživanju objavljenom u Academy of Management Journal razgovarali sa menadžerima o tome kako doživljavaju disciplinske situacije. Menadžeri su opisivali pritisak koji dolazi i od tima, ne samo od zaposlenog koji je prekršio pravilo, i bili su svesni da način na koji reaguju utiče na mnogo širi krug ljudi.

Drugim rečima: kada tolerišete nedisciplinu, ne štedite jednog čoveka od neprijatnosti. Šaljete poruku svima ostalima da njihov trud nije bitan.

Zato je doslednost zaštita, a ne pritisak.

Ljudi koji dolaze na vreme i poštuju pauze konačno dobijaju potvrdu da se to vidi. Ovo je usko povezano sa zadovoljstvom zaposlenih, a dugoročno i sa fluktuacijom: dobri ljudi retko odlaze zbog strogih pravila, a često zbog pravila koja ne važe za sve.

Šta ako pravila krši Vaš najbolji radnik?

Pravilo važi i za njega. Izuzetak napravljen za najboljeg radnika vrlo brzo postaje pravilo za sve, jer ostali počinju da se pitaju zašto bi se njih ticalo nešto što se njega ne tiče.

Izuzetak za najboljeg postaje pravilo za sve

Ovo je najteža situacija za svakog rukovodioca. Čovek donosi rezultate, klijenti ga vole i ne želite da ga izgubite. Zato mu prećutite kašnjenje, pa duži izlazak, pa raniji odlazak petkom.

Problem je što ostali to ne vide kao nagradu za rezultate, nego kao dvostruka merila. A Vaš najbolji radnik dobija poruku da za njega pravila ne važe, što retko završi dobro.

Rešenje nije kazna, nego razgovor kao sa svima ostalima. Ako mu zaista treba fleksibilnost, dogovorite je otvoreno i zapišite. Tada to više nije izuzetak, nego pravilo koje svi razumeju. Kako se to radi pročitajte u tekstu o fleksibilnom radnom vremenu.

Mala firma u kojoj su „svi prijatelji“

U firmi od deset ljudi, gde se svi znaju godinama, uvođenje pravila može da izgleda kao izdaja. „Do juče smo bili ekipa, a sad me kontrolišeš.“

Ovde pomaže otvorenost: objasnite zašto se pravila uvode i počnite od sebe. Kada vlasnik prvi počne da evidentira dolazak, poruka je jasna. Ne radi se o nepoverenju, nego o tome da firma raste i da više ne može da funkcioniše na dogovor u hodniku. 

Najčešća pitanja o radnoj disciplini

Da li je kašnjenje na posao povreda radne discipline?

Može biti, ako je opštim aktom ili ugovorom o radu propisano kao povreda. Jednokratno kašnjenje zbog nepredviđene okolnosti nije isto što i ponavljano kašnjenje bez javljanja. Zato je važno da pravilnik jasno kaže kako se kašnjenje prijavljuje i od kada se smatra prekršajem.

Da li poslodavac sme da umanji platu zbog kašnjenja?

Poslodavac ne može samostalno da odluči da zaposlenom isplati manju ugovorenu zaradu kao kaznu. Novčana kazna je posebna mera koja se izriče umesto otkaza, tek nakon pisanog upozorenja i roka za izjašnjenje. Kako se u obračunu tretira neodrađeno vreme, zavisi od opštih akata, pa za konkretan slučaj konsultujte pravnika ili knjigovođu.

Da li ista pravila discipline važe za rad od kuće i na terenu?

Da, ali moraju biti prilagođena načinu rada. Kod rada od kuće i terenskog rada pravila treba da definišu kako se prijavljuje početak i kraj rada, kako se javlja odsustvo i kada zaposleni mora biti dostupan. Bez toga, ista pravila u praksi ne važe za sve.

Da li zaposleni mora potpisom da potvrdi da je upoznat sa pravilima?

Zakon ne propisuje potpis kao jedini način, ali poslodavac mora moći da dokaže da je zaposlenog upoznao sa pravilima. Potpis na pravilniku ili izjava o upoznavanju najjednostavniji su dokaz. Bez njega je teško tvrditi da je zaposleni svesno prekršio nešto što nije znao.

Da li disciplinska mera može da se izrekne mesecima nakon prekršaja?

Postoje rokovi. Otkaz zbog povrede radne obaveze ili nepoštovanja radne discipline poslodavac može dati u roku od šest meseci od dana kada je saznao za činjenice, a najkasnije u roku od godinu dana od dana kada su nastale. Zato reagovanje na vreme nije samo pitanje atmosfere, nego i zakonitosti.

 Radna disciplina nije strah od kazne, nego sigurnost da pravila važe za sve

Radna disciplina se ne gradi opomenama. Gradi se zapisanim pravilima, istim posledicama za isti prekršaj i rukovodiocima koji poštuju ono što traže od drugih.

Kazna je poslednji korak, ne prvi. Pre nje dolaze razgovor i dogovor, a oba imaju smisla samo ako se zasnivaju na činjenicama, a ne na utisku.

Ne čekajte da se tolerisano kašnjenje pretvori u nepisano pravilo koje svi poštuju bolje od pisanog. Prvi korak je da vidite šta se zaista dešava: ko kasni, koliko i koliko često.

My Work evidencija radnog vremena daje Vam tu sliku automatski, preko terminala, kartica i mobilne aplikacije, za svakog zaposlenog i po istim pravilima.

Zakažite prezentaciju i pogledajte kako izgleda razgovor o disciplini kada počinje od podataka.